Todos os dias, diversos profissionais de negócios organizam centenas de reuniões ao redor do mundo, e a reunião da empresa, sem dúvida alguma, é crucial para o sustento de qualquer ideia que possa vir.
Todavia, enquanto algumas reuniões são rotineiras e baseadas em equipe, outras são mais importantes.
Por outro lado, em reuniões é possível fechar contratos no valor de milhões de dólares ou conversas transcendentais podem ocorrer, impactando significativamente no sucesso ou fracasso da empresa em questão.
No entanto, você deve ter clareza sobre o objetivo de cada tipo de reunião para funcionar efetivamente no seu setor de negócios atual., pois por trás de cada um, existem diferentes códigos de conduta ou dinâmicas.
Além do mais, esses tipos de reuniões são comuns, principalmente, em empresas avançadas e sempre com um propósito em jogo.
Portanto, a reunião da empresa permite que a equipe se comunique internamente, isto é, elas são uma peça-chave do maquinário da organização.
Ou seja… Sem a reunião da empresa, como organizaríamos nosso trabalho e nossa rotina?
Esta é uma atividade importante no planejamento estratégico do negócio já que permite que os membros da equipe expressem suas opiniões e cheguem a um acordo final.
Sendo assim, existem vários papéis importantes que podem ser desempenhados em uma reunião da empresa.
E para te ajudar na sua reunião da empresa o conteúdo a seguir te ajudará a planejar reuniões mais eficientes e bem organizadas. Vamos começar!
O que é uma reunião de negócios?
Primeiramente vamos começar com o básico:
O que é uma Reunião da empresa?
As reuniões de empresa são atividades que só estão disponíveis no local de trabalho.
Ou melhor dizendo, essas reuniões são locais e seus funcionários ou empresas, em especial, compartilham um espaço por um determinado período para discutir questões importantes.
Nesse sentido, você não pode ignora-ló no negócio.
Afinal de contas, este é o momento de avaliar a situação atual e, ainda mais importante, a direção que ela está tomando.
As reuniões permitem uma integração eficaz e uma comunicação fluida entre os membros de um centro.
Os membros podem criar ações conjuntas por meio delas.
Por isso, a reunião da empresa é um ótimo lugar para discussão e troca de ideias.
Tornando uma atividade essencial que vai te ajudar a organizar todo o seu negócio.
Quais são as características das reuniões da empresa bem-sucedidas?
Talvez você tenha participado de uma reunião da empresa que foi uma perda de tempo ou pensou que o problema poderia ter sido resolvido com um e-mail.
É importante que uma reunião da empresa tenha certas características para garantir sua eficácia.
Decerto, uma delas é que todos devem estar envolvidos.
O que tudo isso significa?
É essencial ter pontos para falar.
As reuniões não serão produtivas se o chefe não discutir as questões relevantes.
Portanto, vamos falar sobre as 3 características de uma reunião da empresa bem-sucedida.
1. Esteja preparado
Os membros devem estar preparados para qualquer discussão ou perguntas que possam surgir.
Em uma reunião da empresa, todos devem ouvir atentamente e expressar livremente suas opiniões.
Lembre-se, é um espaço amigável para troca de ideias, então você não deve ter medo do ridículo.
É importante ter uma boa atmosfera que não traga sensações desagradáveis como tensão ou tédio.
Portanto, seu organizador deve planejar seu discurso com bastante antecedência.
2. Organize suas informações
A redução das informações a fatos básicos é outro recurso que deve ser utilizado para identificar as reuniões da empresa.
Outro recurso utilizado para identificar redução das informações a fatos básicos.
Para isso, uma organização deve pedir aos trabalhadores que pensem em conceitos fundamentais que dizem respeito à sua área de atuação.
É importante não apenas pensar fora da caixa, mas também examinar como ela foi criada.
Uma reunião da empresa deve ser baseada em uma visão de longo prazo.
Portanto, é importante estabelecer objetivos desde o início.
Porque, estes podem ser usados para mudar a sociedade a longo prazo.
3. Continue seu diálogo
É importante que você prossiga, mesmo quando falhar.
Pois, decisões precisam ser baseadas em consenso.
Ou seja, devemos trabalhar juntos para encontrar uma maneira de chegar a um acordo.
É crucial encontrar uma solução que funcione para todos.
Estrutura de uma reunião de negócios
Como organizamos uma reunião da empresa produtiva? Como devem serão realizadas?
Essas perguntas o ajudarão a tornar suas reuniões bem-sucedidas.
Portanto, para organizar a reunião da empresa, é importante os objetivos estarem bem definidos.
Olhe para o seu horário de trabalho e decida o que deseja realizar com sua empresa.
Em seguida, informe a todos com antecedência por que você está se reunindo.
Isso incentivará os trabalhadores a trazer argumentos e notas que possam estimular a discussão.
Convide apenas as pessoas que você precisa.
Uma reunião de trabalho não deve se tornar grande.
Faça um convite para todas as pessoas que diretamente farão parte das questões discutidas.
Você também deve escolher o espaço certo para sua reunião se quiser ter um espaço eficiente.
Poderá ser reservada uma sala que apoie o seu desenvolvimento.
Uma vez que todas as condições foram estabelecidas, agora você pode esclarecer quaisquer pontos importantes.
A reunião deve começar com a discussão dos objetivos a serem alcançados.
A seguir, apresente o modelo de trabalho que será seguido para atingir esses objetivos.
Por fim, feche com questões secundárias.
É fundamental que o líder ouça todas as opiniões quando houver um debate.
É importante considerar todos os pontos de vista ao tomar decisões importantes que terão um impacto significativo no futuro da empresa.
Para esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir no decorrer da reunião, você pode fazer uma pausa de alguns minutos.
Após sintetizar os achados, é uma boa ideia criar um resumo das ações propostas e os passos a serem seguidos para o seu cumprimento e enviá-lo aos participantes.
Essa é uma ótima maneira de tornar a reunião mais produtiva e mostrar apreço por seus funcionários.
Diferentes tipos de reuniões de trabalho
Muitas reuniões são realizadas no mundo dos negócios de todos os tipos e relevância.
Algumas reuniões são rotineiras e envolvem equipes pequenas.
Alguns contratos podem ser rotineiros e envolver equipes pequenas.
Cada reunião tem seu próprio código de conduta e dinâmicas diferentes.
Esta lista contém os tipos mais populares de reuniões.
1. Reuniões para tomada de decisões
Essas reuniões acontecem no jornal da empresa.
Seu objetivo é coletar e expor informações, trocar opiniões e tomar decisões.
Uma série de condições são necessárias para organizar organicamente esse tipo de reunião de trabalho.
Um ambiente adequado e preparação dos participantes são duas dessas condições.
Essas reuniões podem ser produtivas se todos desempenharem seu papel.
Isso permitirá a tomada de decisões importantes.
Quer aprender um truque que fará com que funcione sem problemas?
Ele faz a maioria do trabalho e comunica de antemão como a decisão será tomada.
2. Reuniões de inovação
Esse tipo de reunião permite que os participantes compartilhem suas ideias e façam brainstorming com outras pessoas. A inovação é a chave para organizar com sucesso uma empresa.
Exige que os trabalhadores estejam atentos, pois, envolve muita interação e propósito criativo.
Para atingir o objetivo desses tipos de reuniões, é fundamental que a essência da empresa ou marca em questão seja totalmente compreendida.
Você pode usar métodos ágeis e dinâmicos para organizá-lo, como o Gamestorming, o resultado do brainstorming com um jogo.
3. Instruções
As reuniões informativas são usadas para informar os participantes sobre um tópico ou compartilhar informações.
Esse tipo de reunião de negócios, semelhante a painéis ou seminários, geralmente é educacional.
Sua empresa pode aceitar um projeto que aborde um campo com o qual você não está familiarizado.
Uma reunião com especialistas na área pode ser organizada para atualizar os membros da equipe sobre o tema.
4. Atualizar reuniões
Esta é uma reunião mais curta.
Esse tipo de reunião é mais curta e exige que todos os membros da empresa conheçam o andamento, modificações e atualizações dos projetos.
Nessas situações, seria útil um arquivo que registrasse as fases e os objetivos alcançados em cada uma.
5. Reuniões de team building
Trabalhar em grupo o tornará mais produtivo e o ajudará a trabalhar mais rápido.
Os participantes desempenham um papel importante nestas reuniões de trabalho.
Pedir aos membros da equipe que sugiram atividades pré-reunião é uma maneira de garantir que todos se divirtam.
É fundamental promover a cultura da empresa para o seu desenvolvimento.
Funções em uma reunião da empresa
Várias sugestões podem ser feitas para tornar uma reunião mais produtiva.
Devemos primeiro estruturá-lo corretamente.
Os papéis assumidos dentro dessa estrutura fazem parte da estrutura.
Cada participante geralmente assume um papel diferente ao se apresentar.
1. Líder
O líder é a melhor pessoa para ajudá-lo a começar.
Essa pessoa é responsável pela organização, execução e avaliação da reunião de trabalho.
O líder não precisa ser aquele que detém a classificação mais alta entre os participantes.
Basta que possuam as qualidades necessárias para conduzir corretamente o diálogo coletivo.
2. Facilitador
Esta pessoa é responsável pelos problemas de logística.
Essa pessoa é responsável por garantir que a reunião tenha os recursos, as informações e as pessoas certas para torná-la um sucesso.
3. Redator
O editor também está presente.
Ele documenta os acordos alcançados e as promessas feitas.
Em caso de emergência, ele guarda as atas.
3. Participante
É óbvio que o participante é o papel mais importante.
Todos na reunião jogam, até o líder.
Cada participante tem a máxima obrigação de se apresentar preparado e participar da reunião sem se perder ou se distrair.
Aplicativos para reuniões de negócios
A revolução tecnológica facilitou nossas vidas e aumentou nossa produtividade na área de organização, participação e encerramento de reuniões.
Mostraremos os aplicativos que podem ajudá-lo a realizar essa tarefa.
1.Doodle
Esta ferramenta é o planejador de excelência.
Essa ferramenta permite que você ligue para a reunião de maneira fácil e automática, salvando chamadas e e-mails.
Oferece uma variedade de datas e horários que podem ser oferecidos aos contatos, para que eles possam escolher o que for mais conveniente.
2.GoToMeeting
Este aplicativo é o mais popular. Permite o encontro de até quinze pessoas.
Isso é feito enviando um aviso por e-mail para todos os membros.
Você precisará conectar seu microfone e alto-falantes ao computador ou pegar o telefone para participar.
3.Uberconferência
O software de conferência online permite que você visualize dados sobre cada participante enquanto fala por meio de uma interface visual.
Também lhe diz quem está falando em um determinado momento.
Você também pode silenciar várias pessoas ao mesmo tempo.
Isso é útil se você não estiver em casa ou no escritório durante a reunião.
4. Telefone de trabalho
Este aplicativo permite que você alugue salas de reunião por hora em diferentes hotéis ou centros de negócios localizados nas principais cidades do seu país.
É recomendado se você precisar de um espaço para reuniões que possa acomodar um grande número de pessoas.
Como você lidera uma reunião no trabalho?
Você pode ter se perguntado às vezes como os organizadores se preparam para essas reuniões.
Você pode não saber como liderar uma reunião de forma eficaz se for um líder.
O seguinte é o meu conselho.
1. Prepare-se primeiro
É importante estar preparado.
Seu sucesso final depende da organização de uma reunião que estabeleça metas e descreva como você irá alcançá-las.
É importante descrever o que você gostaria de discutir, o discurso que fará e quanto tempo dedicará a ele.
2. Antecipação
Notifique os participantes de sua reunião pelo menos uma semana antes. Isso garantirá que eles estejam presentes a tempo e se preparem bem.
Não deve surpreendê-lo!
Você também pode enviar documentos para a reunião.
Os funcionários terão tempo suficiente para revisar os pontos e tirar suas próprias conclusões.
3. Faça uma apresentação
A visualidade sempre foi relevante.
As apresentações podem ajudar o orador a acompanhar o discurso e são um ótimo auxiliar de memória.
Uma das desvantagens de não usá-los em reuniões de trabalho é a possibilidade de esquecer dados ou informações.
4. Dê uma olhada no resumo
É importante resumir os pontos-chave e destacar as ideias mais pertinentes ao final da reunião.
É possível planejá-lo com antecedência, mas é importante que todas as sugestões e dúvidas da equipe estejam incluídas nele.
Durante a reunião, é possível escrevê-lo.
5. Planeje instâncias de feedback
Por isso, para garantir a eficácia da reunião, é importante analisar as reações do trabalhador.
Também são convocados casos de feedback para esse fim.
É aqui que os funcionários podem compartilhar suas experiências com as mudanças propostas.
É possível determinar a eficácia de uma reunião ao longo do tempo.
Palavras finais
Um projeto bem gerenciado que atende aos padrões pode fornecer informações sobre como a empresa trabalha.
Também informa se a empresa alcançou os objetivos estabelecidos.
As reuniões de trabalho são uma ótima maneira de aprender e crescer em uma organização.
Embora trabalhar sozinho não seja uma ótima forma de obter muitos benefícios, o trabalho em equipe é essencial para o sucesso e consolidação de um projeto.
As reuniões são uma ferramenta fundamental para ajudá-lo a alcançar o sucesso comercial que deseja.
Você deve aproveitar ao máximo essas reuniões e traçar ações positivas para sua equipe.
Aproveite ao máximo este espaço e certifique-se de que todos fazem parte do objetivo comum.
Estes são os tipos mais comuns de reuniões
1. Reuniões para tomada de decisão
Sobretudo, estes são os mais utilizados no dia-a-dia das empresas. Eles são responsáveis por coletar e expor informações, compartilhar opiniões, explorar opções e, finalmente, tomar decisões que possam mudar o rumo e a direção da empresa.
Para que apresentem bons resultados, é necessário atender a uma série de condições. A primeira é que todos devem chegar preparados com todas as informações necessárias.
Logo, é importante que a reunião ocorra em um ambiente que permita conectividade e projeção de slides para que todos possam compartilhar dados que auxiliarão no processo de tomada de decisão.
Assim, as reuniões podem ser produtivas e permitir a tomada de decisões importantes se cada membro fizer sua parte e contribuir para o sucesso da reunião.
Para evitar conflitos e explicações, é importante fazer a maior parte do trabalho antes da reunião.
2. Reuniões de inovação
Qualquer organização bem-sucedida depende da inovação. Os membros da equipe podem debater e compartilhar suas ideias durante as reuniões de inovação.
Essas reuniões exigem que os participantes estejam alerta e despertos, pois são criativos e envolvem muita interação. Para ajudá-lo a organizar suas ideias, é útil fazer anotações e desenhar esboços durante as reuniões.
Por isso, as reuniões de inovação devem ter um propósito comum.
Então, todos os participantes precisam estar na mesma página e entender completamente a marca, empresa, produto ou negócio em torno do qual estão ocorrendo.
Assim, você pode tornar a reunião mais dinâmica usando métodos ágeis ou “gamestorming”, que é uma combinação de brainstorming e jogos.
3. Instruções
Usamos essas reuniões para informar os participantes sobre um tópico ou compartilhar informações.
Essas reuniões são geralmente informais, semelhantes a painéis e seminários.
Uma agência pode aceitar um projeto que se enquadre em um nicho específico, como tecnologia médica.
Realizamos um briefing para atualizar e educar os membros da equipe sobre o projeto e o tema.
Às vezes, especialistas externos estão presentes.
4. Atualizar reuniões
Primeiramente, projetamos as reuniões de atualização para manter os membros da equipe informados sobre as mudanças, progresso e atualizações do projeto.
Eles também os ajudam a ficar a par das decisões organizacionais.
Nós acompanhamos as etapas e os objetivos alcançados como é importante.
5. Reuniões de team building
Portanto, é vital ter uma cultura empresarial forte. As reuniões de team building ajudam você a trabalhar melhor.
Este tipo de reunião é sobre os participantes. É fácil garantir que todos se divirtam pedindo aos membros da equipe que sugiram atividades para a reunião.
O desafio da eficiência nas reuniões
Os objetivos de cada tipo de reunião podem ser específicos, mas é comum que os limites sejam confusos, resultando na criação de reuniões híbridas para abordar objetivos distintos.
Isso não é necessariamente ruim. As ideias podem fluir e levar a soluções valiosas. O mais importante é planejá-los com antecedência para que cada organização atinja seus objetivos predeterminados.
No entanto, é importante lembrar que as reuniões devem produzir resultados.
Se não o fizerem, eles podem não ser necessários. Para economizar tempo e maximizar a produtividade, pense se você pode substituir uma reunião por um e-mail, um bate-papo do Slack ou uma pasta compartilhada do Google Drive.
Às vezes, porém, é importante falar cara a cara. Então, nesses casos, é importante escolher uma sala de reuniões que ofereça todas as comodidades necessárias, como conectividade, meios físicos e capacidade.
O layout do espaço de reunião irá variar dependendo do tipo de reunião.
Uma mesa no meio é boa para a maioria das reuniões, mas um layout de sala de aula pode ser melhor para reuniões informativas.
Antes de começar, certifique-se de ter tudo. Problemas técnicos ou materiais podem causar um início lento, fazendo com que as pessoas se sintam desvalorizadas.
Se você estiver se reunindo com um agente externo, como um cliente, parceiro de negócios ou cliente, é ainda mais importante projetar uma imagem profissional.
Contudo, você deve ser pontual, ter uma agenda clara e fornecer espaço para responder a quaisquer necessidades.
Conclusão
Em resumo, as reuniões de empresa são fundamentais para garantir a comunicação eficaz e a tomada de decisões coletivas no ambiente de trabalho.
No entanto, se a empresa não planejar e executar as reuniões corretamente, elas podem ser vistas como um desperdício de tempo e energia, além de se tornarem desorganizadas e ineficazes.
Por isso, nós estabelecemos claramente os objetivos e metas para garantir o sucesso das reuniões, selecionamos os participantes apropriados, preparamos um roteiro detalhado e garantimos que todos tenham a oportunidade de contribuir e discutir.
Além de estabelecer claramente objetivos e metas, selecionar os participantes apropriados, preparar um roteiro detalhado e garantir a participação de todos, é importante medir e acompanhar os resultados para garantir o alcance das metas.
Em resumo, planejamos e executamos uma reunião valiosa como ferramenta para alcançarmos sucesso na empresa, aplicando as técnicas corretas e acompanhando-as de forma eficaz.
Contudo, as devidas considerações e preparações, as reuniões podem se tornar uma plataforma para alcançar objetivos, solucionar problemas e melhorar a eficiência e produtividade na empresa.
