Reunião de empresa online é uma forma eficaz de conduzir reuniões de negócios sem ter de viajar.
É também uma ótima forma de ligação com pessoas de todo o mundo.
Nos últimos 2 anos as reuniões virtuais têm um aumento significativo de procura.
E vem afetando positivamente empresas e pessoas por todo o mundo.
Certamento funcionando muito bem, o é totalmente contrário do que muitos esperavam logo que a reunião de empresa online começaram a se popularizar.
Assim, como demonstrado por muitos estudos, reuniões de empresa online tem sido bom para os negócios.
Nos negócios, as reuniões virtuais são frequentemente utilizadas para reunir funcionários de diferentes locais.
Embora, reunião online em empresa seja mais popular no local de trabalho, também têm sido populares entre amigos e familiares.
As reuniões online podem ser realizadas em qualquer lugar, com qualquer pessoa.
Reunião de empresa online se popularizam cada vez mais
O número de reuniões de grupo aumentou em 6,133%.
A maioria das reuniões de grupo duram cerca de 60 minutos.
As reuniões pessoais demoram cerca de metade a um quarto desse montante.
As reuniões online representam 42%, e essa porcentagem continua a crescer rapidamente.
Em 2020, o número de reuniões virtuais para fins pessoais aumentou 1,230% em relação a 2019.
70% das empresas nos países desenvolvidos têm objetivos a longo prazo para implementar e expandir o trabalho à distância.
Quase 65% relataram que os seus funcionários trabalham remotamente ou em parte para aumentar a produtividade.
Cerca de 46% de todas as reuniões remotas entre funcionários estavam dentro na empresa em 2020.
Empresas que representam vários países e setores econômicos informaram que não perderam clientes depois de passarem a trabalhar com reuniões online.
Apenas 32% das empresas pensam que as reuniões presenciais são mais importantes do que a comunicação virtual.
Apenas 50% das reuniões em linha foram realizadas através de smartphone em 2019, mas este número aumentará para 60% até 2020.
Certamente as pessoas apreciam terem mais proximidade uma das outras.
Porque o desenvolvimento humano baseia-se na comunicação e interação social.
Assim torna essencial uma boa comunicação para o sucesso e crescimento de qualquer empresa.
Todos os anos a comunicação melhora.
De acordo com Harvard Business Review, os funcionários passam agora 72,3 horas por mês em reuniões de negócios ou pessoais, contra 31,4 horas nos anos 60 e 31,4 horas nos anos 60.
Foi aqui que a mudança no paradigma empresarial foi crucial.
O setor operacional, que era dominante há 50 – 60 anos, tinha um número significativo de especialidades de trabalho.
No entanto, o rápido “fluxo” de trabalhadores começou no final dos anos 80.
Estas são apenas algumas das tendências gerais sobre reunião de empresa online.
Mas, e quanto às especificidades?
O que mudou na forma como organizamos a comunicação em linha desde a pandemia?
Quais são os efeitos a longo prazo dos processos atuais?
Estas questões foram respondidas por diversos especialistas e empresas, e uma delas foi a Doodle, que realizou um estudo em larga escala sobre o tema que conduziu ao relatório temático sobre o Estado dos Encontros 2021.
Esta análise foi feita utilizando dados de mais de 30 milhões de reuniões que se realizaram na região global entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro de 2020.
Aqui discutiremos os pontos mais importantes do estudo, o relatório baseia-se em dados provenientes dos EUA, Reino Unido e Alemanha.
No entanto, são eles que estabelecem as tendências globais em termos de tecnologia e mercado.
Pelo que os dados continuarão a ser relevantes para a maioria das regiões, pelo menos para o Hemisfério Ocidental.
As reuniões de empresa online dispararam
O número de sessões individuais online (principalmente por vídeo) aumentou em 1,230% em 2020.
Entretanto, o número e o número de reuniões de grupo cresceu 6,133% em relação aos números de 2019.
E o impulsionador principal para esse fenômeno foram as restrições de quarentena e a transição do trabalho remoto foram os principais motores deste impressionante crescimento.
Mas antes de ter qualquer conclusão, comparando 2018 e 2019, quando a pandemia estava ainda em seu começo, aumentava em 600% as reuniões virtuais.
Apesar de todas as restrições, apenas 42% de todas as reuniões foram realizadas online em 2020.
A pandemia tem sido um catalisador para mudar o paradigma da comunicação empresarial.
No entanto, as mudanças não são tão rápidas como gostaríamos.
A crescente procura de comunicação à distância teve um impacto significativo nos esforços das empresas para melhorar as suas estruturas digitais a todos os níveis.
Isto levou-as a investir mais em TI.
Indiretamente, o coronavírus pandémico forçou organizações em todo o mundo a inovar.
Embora a pandemia tenha colocado muitas empresas em situações difíceis, muitas delas acreditam que vale a pena aumentar as despesas tecnológicas nas circunstâncias atuais.
Embora as organizações tenham agora reconstruído essencialmente as suas estruturas informáticas, estas devem ser desenvolvidas, ciber-seguradas também.
Muitas empresas também viram o seu negócio crescer em 2021, como resultado do declínio de 2020
Resultando uma grave escassez de pessoal qualificado.
Um relatório da IDG Research mostra que em tais situações, 75% das organizações voltaram-se para as reservas internas para aumentar a eficiência dos seus empregados.
A automatização é uma forma de executar vários processos empresariais, tais como a interação com os clientes e as vendas.
Um funcionário do departamento de vendas, por exemplo, pode alcançar um maior número de clientes potenciais e atuais através de ferramentas web modernas.
Podendo também formar novos produtos mais rapidamente e com menos esforço.
Os receios de que o trabalho à distância venha a diminuir a produtividade não se têm revelado claramente verdadeiros.
Tenha em conta que apenas 37% das pessoas que trabalham no Reino Unido foram trabalhar em 2020 devido a restrições de quarentena, de acordo com o Gabinete de Estatísticas Nacionais do Reino Unido.
De acordo com o Chartered Institute of Personnel and Development, 65% das empresas relataram um aumento da produtividade dos empregados que trabalham à distância.
Os empregadores estão agora a incentivar os seus empregados a apoiarem este formato.
Isto resultará num aumento das reuniões virtuais.
Um exemplo mais marcante foi encontrado na Alemanha, onde 70% das empresas têm planos a longo prazo para implementar e desenvolver o trabalho à distância.
Tendências semelhantes podem ser observadas nas outras nações desenvolvidas da Europa.
Formas da reunião de empresa online
A investigação da Doodle descobriu que o formato mais popular para reuniões de grupo em 2020 era de cinco pessoas.
Na Europa Ocidental, no entanto, as reuniões eram frequentadas com mais frequência por 8-10 pessoas.
Isto foi quase inalterado a partir de 2019.
A situação manteve-se praticamente inalterada a partir de 2019.
O aumento comunicação virtual um-a-um aumentou significativamente mais do que as reuniões de grupo no durante a pandemia.
Isto é óbvio porque a maioria das reuniões pessoais acontecem espontaneamente.
Antigamente era possível falar com colegas no escritório sobre questões atuais, mas agora é difícil fazê-lo através de ferramentas, como:
- Zoom;
- Cisco;
- Meeting, e outros métodos de comunicação.
Tipicamente, as reuniões com somente duas pessoas duram cerca de 30 minutos.
No entanto, em 2020, foram feitas mais 10,8% de videochamadas com duração inferior a 15 minutos.
Esta tendência é de fato apoiada cientificamente
De acordo com diferentes estudos, uma pessoa média só pode concentrar-se durante 10-18 minutos.
Depois disso, a percepção decresce e a comunicação torna-se menos eficaz.
Meia hora é o limite crítico, e uma parcela das pessoas finge fazer parte da conversa.
A concentração é mais difícil em reuniões de grupo, porque a atenção muda entre os participantes.
Deve também notar-se que quase metade de todas as reuniões remotas realizadas em 2020 foram entre empregados da mesma empresa.
Isto mostra quão, importantes são as ferramentas de comunicação virtual nos processos empresariais internos.
Uma segunda tendência interessante, embora óbvia, em 2020 foi um aumento dramático (em 78%) das grandes reuniões em linha com um máximo de 1000 participantes.
A maioria dos casos são sobre reuniões de acionistas e reuniões protocolares.
Comumente as leis de cada pais controlam reuniões de acionistas de empresas de grande porte para que possam se reunir ao menos uma vez ao ano.
Este procedimento tornou-se um teste devido à pandemia da COVID-19, restrições globais de quarentena e outros factores.
Então a forma de resolver problemas como esse foi a comunicação remota utilizando plataformas de nuvem.
Ela veio para ajudar a conectar todas as pessoas em todo o mundo e a suprir os objetivos de cada um.
Seja reunião de uma empresa online ou até algo mais pessoal como falar com familiares.
As negociações online aumentam constantemente
É uma ideia de que se você não poder ou não quiser abordar os seus clientes é um sinal de declínio nas vendas.
E durante anos levaram essa crença para frente.
Uma crença levada em mente como regra por um número pequeno de pessoas.
A pandemia deu às empresas a possibilidade de escolher entre entrar em linha tanto quanto possível, ou abandonar completamente o mercado.
A maioria escolheu a primeira opção e muitos dos seus receios se revelaram infundados.
A Doodle fez uma pesquisa em 2020 revelando que 65% dos inquiridos de diferentes países e setores econômicos afirmaram não ter perdido nenhum cliente.
30% dos pesquisados afirmaram que as reuniões virtuais eram menos prováveis do que as reuniões presenciais para cancelar.
A McKinsey Consulting Company confirmou esta conclusão.
Compara as vendas digitais e tradicionais, na era pré-COVID-19, 52%.
Acreditavam que métodos tradicionais como as reuniões presenciais eram melhores que a comunicação online.
No entanto, isto era apenas 32% no final de 2020.
Esta é uma mudança importante na percepção, tendo em conta o tempo que levou.
Atenção com a percepção durante a reunião de empresa online
Embora possa parecer que a comunicação e o trabalho à distância têm muitas vantagens, tal não é o caso.
Há algumas falhas.
O principal problema é que nem todos os funcionários possuem as competências e ferramentas da comunicação digital.
Isto é especialmente verdade para as pessoas com mais de 50 anos.
Isto pode reduzir a produtividade global da empresa.
No entanto, a adaptação é possível ao longo do tempo.
Reunião de negócio online e a Zoom Fatigue
Zoom Fatigue é um problema mais grave. Isto acontece porque a comunicação online não é tão boa como as reuniões presenciais.
O cérebro humano recebe uma grande quantidade de informação sobre o seu interlocutor na vida real com base em sinais não verbais.
No entanto, quando a comunicação é feita online através de plataformas como Zoom e Meeting, uma pessoa só vê o rosto do interlocutor.
Laura Dudley, especialista comportamental, o Zoom Fatigue é ocasionado quando o nosso cérebro trabalha demais para compensar a ausência de sinais não-verbais.
Os quais normalmente contamos quando falamos cara a cara com outras pessoas.
E em 2020 o fenômeno da Fadiga do Zoom explodiu.
A Fadiga do Zoom também pode ser descrita como a incapacidade de se concentrar no trabalho em casa.
Especialmente se tiver filhos pequenos, algo de que muitas pessoas que trabalham remotamente se queixam.
Harvard Business relata que os teletrabalhadores que trabalham sozinhos se sentem mais isolados dos seus colegas.
O seu isolamento aumenta quando estão isolados e sem qualquer contato pessoal.
Não é claro o que fazer em relação a estes potenciais problemas, mas isso deve ser feito à medida que nos aproximamos do esgotamento profissional ao nível global.
Dessa forma a melhor escolha é a abordagem híbrida.
Para trabalhar em organizações que combinem os modos de escritório físico e remotamente.
Além disso, as reuniões virtuais, especialmente as de grupo, requerem mais planejamento porque os empregados da mesma empresa podem trabalhar em fusos horários diferentes.
Reunião de empresa online impactando o futuro
Pensando a longo prazo, se vê mais reuniões de negócio online acontecendo a medida do decorrer dos próximos dias.
Isto é a verdade tanto para as reuniões de negócios online como para caso de reuniões pessoais.
Também se aplica a entrevistas quando se está a recrutar.
O formato da reunião online é otimizado e reduz o tempo necessário para se preparar para uma reunião.
Estão surgindo provas de que reuniões mais curtas são mais produtivas e reduzem o cansaço dos funcionários.
Embora a maioria das pessoas ainda utilize um computador portátil como notebook, ou a clássica versão desktop para trabalhar, há mais tarefas que podem ser feitas utilizando dispositivos móveis.
Como afirmado pela Doodle, que menos da metade das reuniões virtuais em 2019 costumavam acontecer com pelo menos um participante se conectando através de um dispositivo móvel.
Este número era de 60% até 2020.
A utilização de Tablet também aumentou de 12,6% para 17%.
Em 2019 – 2020, a quota do computador como plataforma de reuniões online tem diminuído lentamente.
Conclusão sobre reunião de negócio online
Assim, a maioria das organizações já ultrapassou o choque de ter de mudar o seu formato de trabalho.
E esta a procura dos melhores formatos e métodos para resolver quaisquer problemas organizacionais e tecnológicos.
Contudo, ainda há muito a fazer, mas é pouco provável que se perceba uma mudança importante nessas tendências atuais que você acabou de ver sobre reunião de empresa online.
Você gostou de saber mais sobre as mudanças e impacto vinda com a popular reunião de empresa online?
Me conta aqui, e se conhece alguém que precisa entender mais sobre as tendências de reunião de empresa online envia essa matéria para ela também fique por dentro.
Um forte abraço, e até logo!
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